Vous tenez un commerce, mais vous ne savez pas quel logiciel de facture choisir pour votre boutique ? Face à tant de modèles, il peut être difficile pour le commerçant de s’y retrouver et de faire le bon choix. Découvrez sur Gestav, quels sont les critères à prendre en compte pour choisir un logiciel de facture pour un magasin et quels sont les avantages de ce type d’outil informatique.
Logiciel de facture pour magasin : qu’est-ce que c’est ?
Un logiciel de facture pour magasin, est un programme informatique en ligne qui permet d’émettre, de gérer et de stocker sa facturation de façon informatisée et automatisée.
Toute entreprise a le devoir de tenir sa comptabilité à jour, c’est le cas des factures papier ou électroniques. Ces dernières doivent être conservées pendant au moins 10 ans, sous peine de sanctions.
Utiliser un logiciel de facturation est obligatoire pour les entreprises assujetties à la TVA qui vendent de la marchandise à des particuliers.
Les professionnels en micro-entreprise ainsi que les commerçants qui commercialisent des biens à des professionnels ne sont pas concernés par cette obligation légale.
Étant donné que la conservation de ces documents comptables ou plus précisément de ces pièces justificatives est obligatoire et réglementée par la loi, l’utilisation d’un logiciel de gestion de facture pour un magasin est une solution efficace pour gérer la facturation des entreprises commerciales.
Quels sont les avantages d’un logiciel de facture ?
Un logiciel de facture pour magasin présente de nombreux avantages pour les commerçants, que ce soit des grandes entreprises, des entreprises de taille moyenne ou des petites entreprises.
Utiliser cet outil informatique pour sa facturation permet notamment de faire gagner du temps à l’entreprise et par conséquent, qui dit gain de temps dit gain d’argent.
Véritable aide dans la réalisation des tâches comptables et commerciales, le logiciel de facture pour un magasin facilite grandement la comptabilité d’une société.
Ce dernier offre également une grande sécurité et évite les fraudes, la perte des documents et permet de retrouver facilement ses factures ou devis en cas de besoin.
Critères pour choisir un logiciel de facture pour un magasin
Pour choisir un logiciel de facture pour un magasin, il convient dans un premier temps de vérifier plusieurs critères.
Conforme et agréé par l’État
Le choix d’un logiciel de facture doit se faire en fonction de si ce dernier est conforme ou pas aux normes en vigueur et agrémenté par l’État.
En effet, la loi impose certaines règles aux entreprises en ce qui concerne la facturation.
Le logiciel de gestion de facturation doit comporter des éléments précis pour être valable. Il doit notamment y figurer la possibilité de mettre la date, le numéro de la facture, la date de livraison et de facturation, l’identité du client et du vendeur (nom, adresse, SIRET/SIREN, numéro de TVA, etc).
Il doit aussi permettre de mentionner la désignation, le poids et la quantité du produit ainsi que le prix HT et TTC et le numéro de TVA intercommunautaire.
Le délai de paiement est également un point que le logiciel de facture pour un magasin doit proposer. En cas de retard de paiement, ce dernier doit faire apparaître le taux et le montant de l’indemnité forfaitaire.
Déterminer les besoins de l’entreprise
Analyser les besoins et les attentes de l’entreprise est un élément crucial pour choisir un logiciel de facture pour un magasin.
Par exemple, selon le logiciel, le nombre de clients à enregistrer ne sera pas identique, ni même les différentes fonctionnalités proposées.
De ce fait, avant d’acheter un logiciel de facturation pour magasin, il faut savoir ce dont l’entreprise à besoin, pour avoir un outil informatique sur mesure.
Ergonome et simple d’utilisation
Pour choisir un logiciel de facture pour un magasin, il faut s’assurer que celui-ci soit ergonome. Une interface simple, ergonomique et intuitive permet d’éviter de perdre du temps.
Le logiciel de facturation doit être simple à utiliser et à paramétrer pour faciliter le quotidien des commerçants.
La facturation peut être une tâche administrative longue et rébarbative. Par conséquent, les membres de l’entreprise perdent du temps et donc de la productivité.
Il faut ainsi choisir un logiciel de facture pour un magasin qui édite et transmet les factures rapidement à ses clients.
L’accès en tout lieu est aussi un critère de sélection à prendre en compte pour les professionnels en déplacements.
Fonctionnalités
Pour choisir un logiciel de facture pour un magasin adapté aux besoins de l’entreprise, il est conseillé de se tourner vers un outil de facturation qui puisse proposer des fonctionnalités personnalisables.
Il faut ainsi que le logiciel offre la possibilité d’insérer le logo de sa société, de modifier la taille ou encore la couleur de la police, etc. Ceci augmente la crédibilité et le professionnalisme de l’entreprise commerciale.
Rapport qualité/prix
Lors d’un achat, un des premiers points qu’un acheteur repère est le tarif de la marchandise. Toutefois, le prix est souvent en lien direct avec la qualité du produit.
Un logiciel de facture pour un magasin gratuit ou peu coûteux n’est pas un investissement, cependant ils présentent quelques points négatifs comme le nombre limité de clients.
Il faut donc déterminer les besoins et les attentes de l’entreprise et si l’activité va évoluer et prospérer, pour choisir au mieux son logiciel de facturation pour son magasin commercial.